Oseba, odgovorna za sledenje nepopolni zdravstveni kartoteki, je običajno zdravstveni tehnik ali strokovnjak za upravljanje zdravstvenih informacij (HIM). Ti posamezniki so odgovorni za zagotavljanje, da je vsa zdravstvena dokumentacija pacientov popolna in točna, ter za identifikacijo morebitnih manjkajočih ali nepopolnih informacij. Lahko so tudi odgovorni za spremljanje ponudnikov pri pridobivanju kakršnih koli manjkajočih informacij in za vzdrževanje sistema za sledenje statusu nepopolnih zapisov.