Kako se odzovete na pritožbo glede dolžnosti skrbnega ravnanja?

Začnite svoj odgovor tako, da se opravičite za situacijo in izrazite svojo skrb. 

Na primer:"Žal mi je, da ste imeli negativno izkušnjo z našim podjetjem. Vse pritožbe glede naše dolžnosti skrbnega ravnanja jemljemo resno in bomo zadevo temeljito raziskali."

2. Raziščite pritožbo .

Izvedite temeljito preiskavo pritožbe. Zberite vse pomembne informacije, vključno z izjavami prič ali dokumentacijo v zvezi z incidentom.

3. Obrnite se na pritožnika.

Stopite v stik s pritožnikom, da se pogovorite o situaciji in zberete dodatne informacije. To lahko vključuje nastavitev sestanka, telefonskega klica ali izmenjavo e-pošte. Aktivno poslušajte njihove skrbi in si zabeležite njihove povratne informacije.

4. Ustrezno ukrepajte.

Na podlagi izida preiskave izvedite vse potrebne ukrepe za obravnavo pritožbe in preprečite podobne incidente v prihodnosti. To lahko vključuje izvajanje novih politik ali postopkov, zagotavljanje dodatnega usposabljanja za osebje ali discipliniranje zaposlenih, ki so kršili politike podjetja.

5. Nadaljujte s pritožnikom .

Ko ukrepate, se obrnite na pritožnika in ga obvestite o korakih, ki ste jih sprejeli za rešitev težave.

Izrazite svojo hvaležnost za njihove povratne informacije in jim zagotovite, da ste predani zagotavljanju pozitivnega in varnega okolja za vse.

6. Spremljajte situacijo.

Pozorno spremljajte situacijo, da zagotovite, da so korektivni ukrepi, ki ste jih sprejeli, učinkoviti pri preprečevanju podobnih incidentov.

Po potrebi prilagodite svoje politike ali postopke. S pravočasnim in strokovnim odzivom na pritožbe lahko svojim strankam pokažete, da cenite njihove skrbi in ste predani zagotavljanju visoke ravni skrbi.